Le processus d’accueil d’un nouveau collaborateur est-il workflowisable ?
Attention le workflow ne remplace pas le contact humain loin de là, il permet simplement de baliser le parcours… nous ne sommes donc pas entrain de faire rentrer les gens sur une chaîne de production, nous cherchons simplement à améliorer l’efficacité et la répétabilité.
Pour un nouveau collaborateur, on peut considérer qu’il faut en premier lieu lui faire une offre, puis une fois acceptée l’accueillir au sein de l’entreprise. Lui faire signer différents papiers ou formulaires (qui peuvent sans doute être digitalisés), lui remettre un badge, les clés, éventuellement une voiture, lui ouvrir des accès informatiques, défnir un programme de formation , rencontrer les clients, lire des procédures, …le processus peut être long, difficile, jalonné de blocages…
Un workflow tenterait ici de synthétiser le parcours , de le faire rentrer dans un outil unique (sans doute lié ou interfaçé avec d’autres), de s’assurer qu’aucune étape n’a été oubliée, que les temps de traitements demeurent cohérents, qu’il est possible de le renouveler même en période de congés.
Qu’en est-il sur des dossiers complexes ?
Le processus de mise en place d’un dossier de financement dans une banque est aujourd’hui très normé. Une offre est édité, le client la signe renvoie les documents, les documents sont contrôlés, ils peuvent faire l’objet d’anomalies, l’offre est validée puis mise en place dans le système, les fonds sont débloquées, une assurance est adjointe au contrat… dans les cas linéaires les plus simples.
Qu’en est-il sur des dossiers complexes avec des allers retours nécessaires vers le département des risques, du pricing, au commercial, un co-contractant, un fournisseur de matériel, une avance, un dépôt de garantie, le solde d’un ancien dossier... ? Le défit worflow se trouve ici, dans la capacité à bâtir des chemins balisés, spécifiques, adaptés.
