Comment moderniser mon entreprise ? Comment digitaliser ?

“Nous avons des briques logicielles qui arrivent en fin de vie et souhaitons savoir s’il serait possible de bâtir des outils qui répondent spécifiquement à nos besoins ? ”

Nous proposons une démarche à la fois fonctionnelle et technique visant à :
•   Cartographier les processus existants
•   Cartographier le système d’informations avec l’aide de nos experts techniques.
•   Proposer des alternatives techniques et fonctionnelles.
•   Valoriser les alternatives et préparer un document permettant l’arbitrage entre les différentes solutions.
•   Proposer une maquette logicielle

" Nous souhaitons publier des données sur un extranet, interagir avec nos clients et fournisseurs mais nos outils actuels ne le permettent pas ! Comment faire ? ”

Nous allons étudier les sources de données, trier les données pour sélectionner celles qui doivent être publiées. Gérer des règles de publications. Créer l’application web permettant aux clients et fournisseurs d’interagir avec l’entreprise puis renvoyer les données vers les systèmes opérationnels.

“ Nous effectuons des ressaisies de données qui nous font perdre du temps. Nous devons nous connecter sur différents sites internet pour recueillir de l’information puis devons saisir ces données dans nos systèmes. ”

Nous proposons de créer des web services d’échanges avec les clients et fournisseurs. Nous prenons contact avec les différents acteurs afin d’étudier les solutions permettant de limiter la saisie manuelle.

“ Les utilisateurs de nos systèmes sont frustrés car ils passent leur temps sur MS Excel à compenser ce que le système ne sait pas faire. ”

Nous pouvons créer un applicatif permettant d’assouplir le fonctionnement existant en prenant en charge les règles de gestion aujourd’hui gérées manuellement.

Comment dégager des gains de productivité et transformer mes processus ?

“ L’information circule mal au sein des différents services. Nous travaillons trop en silos et les processus marquent des pauses avant de redémarrer. Notre suivi manque d’efficacité. ”

Créer des outils pensés pour suivre une chaine logique du début jusqu’à la fin du processus. Cas d’un service client cherchant à organiser les demandes entrantes, d’un service comptabilité souhaitant fluidifier le traitement des avis d’opérés. Nous nous adaptons au processus métier.

“ Nos systèmes interagissent mal les uns avec les autres. Cela génère des doublons qu’il nous faut traiter manuellement. ”

Revoir la manière dont sont gérées les interfaces. Étudier la cause des doublons sous l’angle informatique et fonctionnel.

“ Les exceptions prennent trop de temps. Nous n’avons pas de processus de dérogation et les droits des utilisateurs sont mal traités. ”

Intégrer les processus de dérogation et les droits associés aux processus. Créer différents niveaux de contrôle le cas échéant.

“ Nous n’arrivons pas à connecter nos outils opérationnels et nos frontaux web. Les données ne sont pas toujours cohérentes ce qui engendre de nombreux appels clients. ”

Projet visant à étudier les sources de données et la manière de les publier ou de les utiliser.

“ Nous ne savons pas exactement quelles sont nos performances opérationnelles. Nous manquons d’indicateurs temps réels et d’indicateurs qualitatifs pour mesurer notre performance. ”

Calculer en temps réel les indicateurs clés. Travailler avec les fonctionnels pour définir ces indicateurs puis avec les informaticiens pour comprendre les sources de données et mettre en place les rapports adaptés.

“ Notre système de facturation n’est pas assez souple et nous sommes obligés de passer par une facturation manuelle pour certaines de nos prestations, avec une saisie des écritures comptables à la main. ”

Création d’outils de facturation, interprétation comptable et interfaçage avec les systèmes de gestion ou de trésorerie.

Comment faire disparaitre le papier et devenir plus digital ?

“ La plupart de nos processus sont encore dépendants du papier. Nous faisons signer des contrats papier, recevons des factures physiques et renvoyons du courrier. N’est-il pas possible de fluidifier tout cela ? ”

Nos prestations dans le cadre d’une digitalisation des documents visent avant tout à comprendre le corpus documentaire, c’est-à-dire : l’étude de la nature des documents à numériser, la volumétrie puis l’utilisation réelle de ces documents dans l’entreprise. Nous cherchons également à savoir si ces documents n’existent pas déjà de manière numérique chez les clients ou les fournisseurs afin d’éviter de procéder au scan des documents, tâche qui peut être remplacée par des échanges de données.

“ Nous scannons nos dossiers une fois traités mais toute la circulation dans l’entreprise est encore physique. Que faut-il faire pour passer à l’étape d’après ? ”

Nous identifions les processus impactés par la numérisation documentaire afin de définir des routes numériques pour les différents types de documents.

“ Nous scannons nos documents mais sommes ensuite incapables de les retrouver de manière fluide. ”

Nous cherchons soit :
- à nous appuyer sur les outils existants : création de liens entre le système de GED et les outils opérationnels.
- soit à intégrer un module de GED au sein des outils que nous développons.

“ Nous scannons mais souhaitons également récupérer quelques données sur les documents afin d’injecter ces données dans notre système d’information. Est-ce possible ?
Nous avons pour projet d’externaliser le traitement des factures et des notes de frais en Inde ou en Tunisie ? Comment dois-je m’y prendre opérationnellement ? ”

Une fois les documents scannés ils doivent suivre différents chemins en vue d’être pris en charge par les services concernés. Les statuts des dossiers doivent faire l’objet d’un suivi précis. Une application web étant souvent la porte d’entrée vers l’outsourcing rapide.

“ Nous avons des dizaines de formulaires papier et ne savons pas vers où nous orienter ? Nous pensions que les applications mobiles étaient la solution mais existe-t-il d’autres outils ? ”

Avez-vous pensé au stylo numérique ? Cette technologie peut être parfaitement adaptée lors de processus nécessitant une interaction physique avec un client.

Mes clients veulent réduire les temps de cycle, comment faire ?

“Contexte bancaire : nos clients veulent être payés plus rapidement une fois leurs documents envoyés.”

Notre démarche est fortement axée sur l’étude des processus métier ainsi que le développement d’outils permettant de coller aux besoins des utilisateurs.

“ Nos clients veulent voir le statut de leurs dossiers en temps réel ainsi que le montant des commissions qui seront versées. ”

Pour réduire les temps de cycle nous proposons généralement de mettre en place des outils de suivi temps réel, ceci afin d’aider le management à piloter l’activité, fusse-t-elle pour partie manuelle.

“ Pour réduire nos temps de traitement il faudrait échanger des données avec nos fournisseurs afin de ne plus avoir à saisir les factures. ”

Nous cherchons à proposer des outils collaboratifs où un client peut guider un gestionnaire, déclenchant une mise en actions. Cela peut se traduire par des échanges dynamiques d’un extranet vers une application back office ou par des portefeuilles d’exceptions qu’il convient de faire router vers des équipes d’experts.

Il faut nous différencier, construire une offre innovante, comment procéder ?

“ Nous souhaitons pouvoir donner une indication de la santé financière de nos clients à nos vendeurs sur le terrain. Ceci afin qu’ils puissent connaitre en quelques clics le contexte économique en vigueur.
Nous souhaitons ajouter de nouveaux services à notre offre. Gestion de parcs machines, visualisation des valeurs en temps réel, accès à des reporting spécifiques pour les managers. Gestions des alertes. ”

La transition numérique nous pousse à dialoguer de manière permanente avec nos clients. Ces derniers ont souvent des idées qu’il convient d’accompagner en vue de faire naitre un service ou un produit nouveau.
Nous avons par exemple mis en place pour une société de location un outil permettant de mettre à disposition des utilisateurs quelques données clés sur la santé financière de leurs clients. Ils peuvent ainsi commencer par un rafraichissement des données clients, préalable avant d’aller plus loin dans le processus de vente.

“ Nous fonctionnons beaucoup par emails. Les emails circulent mal entre les services, ils ne sont pas toujours lus par les bonnes personnes. Quand quelqu’un part en vacances les dossiers sont bloqués. Peut-on interagir avec nos clients directement à partir de notre site web, en limitant les échanges par email ?
Ne peut-on pas éviter de faire saisir les dossiers sur notre site internet mais échanger des données directement à partir du CRM de nos clients ? ”

Les gestionnaires des back offices doivent souvent effectuer un tri du courrier ou des emails avant de les dispatcher vers leurs équipes. Les emails n’atteignant que rarement les bonnes cibles. Nous avons proposé le développement d’un outil conversationnel, intégré aux applications de l’entreprise, permettant à un client de soumettre sa question vers le back office et à ce même back office d’y répondre. Ceci afin de réduire les échanges par emails et d’historiser les conversations directement sur les dossiers.

Comment devenir plus agiles, plus souples, plus adaptables au marché d’aujourd’hui ?

“ Nous souhaitons être plus souples dans l’organisation de nos tâches, ceci afin de mieux traiter les exceptions. Ces exceptions doivent sortir des portefeuilles de traitements traditionnels pour être prises en charges par une équipe d’experts. ”

Nous avons créé des systèmes de tag « façon gmail » permettant aux utilisateurs d’organiser les portefeuilles de tâches comme ils l’entendent. Ces tags pouvant être privés ou publics selon le choix de l’utilisateur.

“ Nous ne sommes pas assez adaptables et avons sans cesse à faire face à de nouveaux cas non paramétrés dans nos outils. Nous devons donc abandonner nos systèmes pour nous en remettre à un traitement papier non partageable. ”

Nous avons travaillé sur une application à même d’organiser toutes les tâches au sein d’une bibliothèque exécutable. Différents processus peuvent dès lors être modélisés puis exécutés par l’utilisateur final. Ce dernier n’a plus besoin d’un informaticien pour paramétrer son processus. Il peut en contrôler les différentes étapes directement par l’interface mise à sa disposition.

“ Les tâches exécutées dans mes services sont multiples et je n’arrive pas à disposer d’une représentation synthétique me permettant de piloter mon activité. Il me faut accéder à plus de données, mieux comprendre les évolutions dans le temps afin de me permettre de réallouer des ressources et réagir au plus près des opérationnels. ”

Intégrer des tableaux de bord et des outils de Business Intelligence aux outils opérationnels. Il ne s’agit pas de manipuler des données financières, un budget, un bilan ou un compte de résultats mais bien les données métiers. Les traitements quotidiens, les flux entrants, sortants, les temps de cycles, les stocks moyens.

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